Plán máte, ale nedodržíte ho?

V posledních dvou článcích o time managementu jsem psala o realizaci vize a každodenním plánování. Možná si po jejich přečtení říkáte: „Sakra, tohle všechno já dělám, ale už se nedonutím plán dodržet.“ Nebojte, nejste v tom sami.

Věřím, že prvním krokem k nápravě je zjistit, kde je vlastně problém. A jak víme, na každý problém někde čeká řešení. Ale nejdřív musíte problém pojmenovat.

Co je za tím?

V textu o každodenním plánování se zmiňuji o denní reflexi. Pokud jste s tím ještě nezačali, tak vězte, že právě denní reflexe je ten nástroj, který vám pomůže odhalit, kde je zakopaný pes. 

V praxi zjišťuji, že když za mnou někdo přichází s problémem nedodržování plánů, jako první obviňuje své vlastní plánování. Ano, i to může být jeden z problémů. Ale často najdeme problém úplně jinde. 

Umíte říkat ne?

Každým vaším ano na úkol či aktivitu, která není ve vašem programu, říkáte zákonitě ne něčemu, co jste si naplánovali. Účastníci na tréninku asertivity skoro vždy říkají: „Potřebuju se naučit říkat ne.“ Spoustu lidí s podobným výstupem odchází z tréninku time managementu. Jejich problémem není určení priorit, plánování, co a kdy budou dělat, ani rozložení energie a pozornosti. Oni prostě jen neumí říct ne. A tak se s první žádostí o laskavost jejich plány hroutí, jako domeček z karet. 

Jak na správné a asertivní odmítání vydá na celý další text, na který se můžete těšit příště. Pro začátek se sami sebe můžete zeptat:

Jak často nedodržím plán, protože jsem řekl/a ano něčemu, co bylo mimo něj?

Chorobné odkládání úkolů

Prokrastinace. Další téma, které vydá na samostatný článek. Pojďme se na to podívat pro začátek jen tak zlehka, protože cílem tohoto článku je identifikace problému. Jak s prokrastinací bojovat si dáme zase příště.

Co to ale je? Chorobné odkládání povinností a úkolů. Petr Ludwig používá přirovnání, že si poručíte (vytvoříte plán), ale už se neposlechnete (místo plánu děláte něco jiného). Nepleťte si prokrastinaci s „nicneděláním“, nebo leností. Pokud prokrastinujete věci ze svého to-dočka, není to vždycky tak, že koukáte do mobilu a scrollujete feed. Často prokrastinace znamená, že místo důležitých úkolů, které máte naplánované děláte jiné, ale méně důležité úkoly. Jen si odpovězte na otázku, kdy je studentský pokoj nejvíce uklizený? Ve zkouškovém. Kdo by se učil v bordelu, že? Není to touha po pořádku, je to prokrastinování učení se na důležitou zkoušku.

Jak často místo důležitých prioritních úkolů ze svého plánu samovolně odložím na později a dělám místo nich jiné, méně důležité úkoly?

Nesmyslný úkol

Jestliže něco přesouváte už po stopadesátéšesté, zamyslete se, jestli tento úkol nezrušit. Pokud jste ho neudělali do teď, evidentně není tak důležitý a možná to není vůbec to, co byste měli, nebo lépe řečeno chtěli, dělat. Jestli ale i tak vyhodnotíte, že úkol chcete, nebo musíte dokončit, je opět otázkou, proč se to ještě nestalo? Není moc velký a složitý? Nevyplatí se ho rozdrobit na více menších úkolů? To se mimochodem vyplatí skoro vždy. Možná, že splnění často odkládaného úkolu jen plánujete na špatnou denní dobu, nebo byste ho raději měli delegovat na někoho jiného. 

Zodpovězení otázky, proč úkol neustále posouváte vám pomůže k jeho vyřešení, nebo možná odstranění. 

I já často některé úkoly jednoduše smažu. Někdy v čase úkol ztratí smysl, nebo se na jeho místo v prioritách posune něco jiného. Plánování by mělo být flexibilní. Jen pozor, ať flexibilitu nezaměníte za lhaní si do vlastní kapsy. Pokud úkol má smysl, ale vám se do něj nechce z jiných důvodů, jeho odstranění vám rozhodně nepomůže. Ba naopak, jednou (a to možná velmi rychle) vás to dožene.

A co když je to ve špatném plánování?

Kolik % času plánovat?

Občas na mě jdou mrákoty, když se podívám lidem do kalendáře. Že je problém několik přes sebe naplánovaných úkolů, aktivit a meetingů, asi všichni tušíme. Ovšem výzva s dodržením plánu přichází i ve chvíli, kdy mám svůj den naplánovaný do poslední minuty. 

První chybou takového plánu je, že v něm velmi často chybí jakékoli pauzy a odpočinek. Pak si chvíle oddychu dopřáváte na úkor něčeho naplánovaného. Následně se divíte, že jste něco nedodrželi. Ve vašem denním plánu vždycky musí být čas na pauzu. Pauza nesnese odkladu. (odkaz na článek Co by mělo vždy patřit mezi priority). 

Druhá chyba je absence rezervy pro takzvané „hořáky“. To jsou úkoly, které jsou urgentní a zároveň důležité, nejde je posunout na později. Pokud je váš den naplánovaný do poslední sekundy, znamená pro vás tento „hořák“ významné narušení plánu.

Samozřejmě, plán musí být flexibilní, takže můžete část úkolů přeplánovat. Pokud se jedná o výjimku, tak vás taková občasná změna pravděpodobně nebude nijak trápit. Pokud se vám to děje ale často, může to znamenat, že si váš kalendář a denní plán zaslouží rezervu na takovéto případy. 

Jakou si nechat rezervu?

70 %. To je fáma, která koluje. Nejde nastavit jedno univerzální pravidlo pro všechny. Definujte si vlastní poměr plánu a rezervy podle toho, co si vyžaduje vaše práce. Moje práce na nenadálé důležité a neodkladné úkoly moc netrpí, mohu si tak dovolit plánovat většinu svého dne. I tak si nechám vždy prostor pro pauzy a cca hodinu na věci, které se mohou během dne objevit, nebo se zvrtnout. Ale třeba taková pozice obchodníka může být na neočekávané úkoly náchylnější. Kdykoli může zavolat důležitý klient, že potřebuje poradit, nebo něco urgentně zařídit. Může se toho pokazit mnohem více než v jiných profesích. Proto bych si na této pozici nechávala v plánu větší rezervu. 

No a pak jsou profese, kde podstatnou část vašeho dne tvoří jen „hořáky“. Třeba hasiči… Nebo třeba lidi na technické podpoře. Protože prioritním úkolem vždy je pomoct příchozímu s jeho nesnázemi s počítačem, není tak možné si nic moc plánovat, takové potíže se totiž předem neobjednají, prostě vám nečekaně počítač odejde do křemíkového nebe.

Neporadím vám, kolik % času plánovat, to si musíte vypozorovat a definovat sami. Jednu radu pro vás ale mám, neplánujte 100 % svého času, nechte si časovou rezervu. I když jí nevyužijete, tak se asi nudou do zadku kopat nebudete. Můžete začít pracovat na něčem dalším, nebo si můžete dopřát delší pauzu. Lepší je rezervu mít a nepotřebovat, než mít kalendář plný až po strop a nestíhat. 

Jaká je pravděpodobnost nenadálých důležitých úkolů, které vám mohou narušit plán?
Kolik % vašeho dne by měla tvořit určitá rezerva pro tyto události?

Špatný odhad

Pokud své úkoly házíte do to-dočka bez ohledu na to, kolik času vám zaberou, měli byste s časováním úkolů začít. Tohle je případ, kdy nemáte žádný odhad. Co si budeme, lepší je mít špatný odhad, který mohu vylepšovat, než pracovat úplně mimo jakýkoli časový rámec.  Pokud pro jednotlivé úkoly nemáte nastavený čas, ve kterém úkol chcete stihnout, je zde velké riziko, že úkolu budete věnovat mnohem více času, než je potřeba. Věci trvají tak dlouho, kolik si na ně dáte času.  Pokud si řeknu, že dnes musím dodělat prezentaci na poradu, tak tím naznačuji, že na to mám celý den. Pokud si ale řeknu, že na dodělání prezentace mám hodinu, tak mám jasný časový rámec, který mě bude motivovat práci opravdu dokončit do hodiny. 

První otázka zní, jakým způsobem nyní odhadujete čas strávený na jednotlivých projektech? 
Pokud nijak, je prvním krokem začít.

Efekt nadměrné sebedůvěry  

Univerzální lidský fenomén, díky kterému odhadujeme čas strávený na nějakém úkolu mnohem optimističtěji. Psychologové Roger Buehler, Dale Griffin a Michael Ross požádali v rámci výzkumu studenty, aby odhadli:

1. kolik času jim realisticky zabere napsání seminární práce a 
2. kolik času by potřebovali,
   a. kdyby šlo vše naprosto hladce, a
   b. kdyby se naopak něco zvrtlo. 

„Realistické“ odhady většiny studentů se příliš nelišily od jejich ideálního scénáře. Realita byla taková, že zpracování práce studentům trvalo výrazně déle, než odhadovali. V čase pro nejhorší možný scénář ji nedokončila ani polovina z nich (Buehler, Griffin a Ross 1994). Máme tedy tendence si v odhadech spíše více věřit. Při opakování tohoto výzkumu, i přes to, že studenti měli možnost poučit se ze svých chyb, nedošlo k žádnému překvapení. Výsledky byly stejné. Pokud si říkáte, že je to tím, že to byli studenti, tak vás vyvedu z omylu. Podle Kahnemana (Kahneman 2012: 263 a násl.) tímto fenoménem trpíme všichni, včetně těch, kteří tento fenomén zkoumají a jsou s ním dobře obeznámeni. 

Přistupujte tedy k plánování spíše skepticky a ke svým nejhorším odhadům pro jistotu přidejte ještě nějakou rezervu. 

Změřte si to

Ať máte sebelepší odhad, pořád je to jen odhad. Pokud se vám úkoly opakují, změřte si, kolik vám reálně zaberou času. Výsledek ještě upravte podle toho, jestli byly všechny podmínky ideální, nebo ne. Počítejte i v tomto případě s tím, že se příště možná něco pokazí a úkol tím pádem bude časově náročnější. 

Nepanikařte, pokud se vám nepodaří plán dodržet jednou za čas. Jsme lidi, to se stává. Pokud je to u vás na denní pořádku, nejdříve pátrejte po tom, proč váš plán nevychází. Může to být úplně cokoli, co jsem na předchozích řádcích nepopsala. 

---

Jak často nedodržíte, co si sami naplánujete? A co je za tím? Jaký malý krok můžete pro zlepšení udělat hned teď?